Kanzlei-Operations & Sales Specialist (m/w/d)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Viersen, Remote

Das erwartet Dich

Eine Rolle mit echtem Impact in einem Bereich, der weit über „Verwaltung“ hinausgeht.
Moderne, digitale Arbeitsweise und ein Umfeld, das Qualität ernst nimmt.
Kollegiales Team, kurze Wege, hohe Professionalität.

Ihre Aufgaben könnten wie folgt aussehen:

Angebotserstellung & Angebotsprozess

Erstellung von Angeboten mit steuerlichem Kontextverständnis auf Basis von Templates/Leistungsbausteinen inkl. Abstimmung mit StB/Team Lead
Sicherstellung von Vollständigkeit: Leistungsumfang, Annahmen, Preise, Startdatum, benötigte Unterlagen, nächste Schritte
Pflege einer Angebotspipeline (Status, Fristen, Wiedervorlagen, nächste Aktion)
Versand, Versionierung, Nachverfolgung, Dokumentation im System

Akquise-Calls & Follow-up

Durchführung von Akquise-/Qualifizierungs-Calls mit steuerlichem Kontextverständnis
Terminierung von Erstgesprächen, Vorqualifizierung (Bedarf, Dringlichkeit, Volumen, Fit)
Konsequentes Follow-up (telefonisch + E-Mail), Wiedervorlagen, Pipeline-Steuerung bis zum Closing
Pflege von CRM/Listen inkl. sauberer Notizen, nächste Schritte, Owners

Onboarding-Unterstützung

Start/Koordination des Mandanten-Onboardings nach Zusage: Unterlagenanforderung, Vollmachten, Systeme, Termine
Qualitätssicherung: Checklisten, Vollständigkeitskontrolle, Nachfasslogik
Übergabe an Fachteam mit klarer Dokumentation (was ist vereinbart, was fehlt, Risiko/Blocker)

Weitere potentielle Aufgaben:
Rechnungsstellung & Abrechnung

Erstellung und Versand von Steuerberater-Rechnungen, Leistungsnachweise, Abstimmung mit Beratern
OP-Überblick und Mahnwesen (professionell, verbindlich)

Kanzlei-Organisation & Office Operations (optional)

Telefon/Empfang, Post, Termin-/Raumorganisation, administrative Stabilität
Unterstützung bei internen Standards, Vorlagen, Prozessdisziplin

Systeme & Datenqualität

Microsoft 365, idealerweise KanzleiPilot
Datenpflege und Reporting-Grundlagen (Pipeline-Übersicht, Statuslisten)
Umgang mit DATEV (plus DMS/UO je nach Setup) vorteilhaft

Das wünschen wir uns:

Du verantwortest den kommerziellen Vorlauf und die Übergabe in die Leistungserbringung:
Inbound/Outbound-Kontakt, Angebotserstellung, konsequentes Nachfassen, Start des Onboardings – sauber dokumentiert, mit hoher Verbindlichkeit. Gleichzeitig stellst du eine professionelle Kanzlei-Organisation sicher und beherrschst DATEV sowie die Rechnungslogik

Must-have

Mehrjährige Erfahrung in Steuerkanzlei/steuernahem Umfeld
Nachweisbare Stärke in Angebotsprozessen + Nachverfolgung (du lässt nichts liegen)
Sehr gute Telefonkommunikation: freundlich, klar, führend, verbindlich
Verständnis für Kanzlei-Logiken (Leistungen, Abrechnung, Fristen, Diskretion)
Extrem strukturiert: Wiedervorlagen, Dokumentation, Priorisierung, Ownership

Nice-to-have

Erfahrung in Mandanten-Onboarding / Unterlagenmanagement / Vollmachtsprozessen
„Revenue Operations“-Denke: du denkst in Prozess, Conversion, Durchlaufzeiten

Arbeitsweise & Rollenabgrenzung

Du ersetzt keine Steuerberatung, aber du kannst fachlich so sauber sprechen, dass Mandanten Vertrauen fassen.
Du arbeitest nach Templates/Leitfäden, bringst aber aktiv Verbesserungsvorschläge ein.

Warum wir?

Wir sind ein motiviertes und aufgeschlossenes Team, dass wenig am Hut hat mit dem eingestaubten Blick auf die klassische Steuerberatung.
Wir sind digital aufgestellt und bieten unseren Mandanten bspw. vielfältige Möglichkeiten ihr Steuer- und Gestaltungswissen wachsen zu lassen.

So sind wir erreichbar:

Sende uns deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen zu deiner Motivation an karriere@cremers-partner.de.

Sag uns kurz, warum dir Struktur, Sorgfalt und Koordination liegen – das zählt hier mehr als „perfektes Vorwissen“.

Kontakt: Angelina Beek, karriere@cremers-partner.de

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