Stellenanzeige: Office Assistenz / Projektkoordination (m/w/d) – Gestaltende Steuerberatung / Mandats- & Projektmanagement

Du unterstützt Steuerberater*innen und fachliche Teams organisatorisch und administrativ entlang der gesamten Mandats- und Projektarbeit mit Fokus auf Struktur, Verlässlichkeit und professioneller Kommunikation.

Projekt- & Mandatskoordination (Kern)

• Koordination von Gestaltungs- und Gründungsprojekten: Termine, Aufgaben, Unterlagen, Beteiligte, Deadlines
• Sicherstellung einer klaren Informations- und Kommunikationsstruktur zwischen Mandant, Steuerberater*in und externen Stellen
• Vorbereitung und Nachverfolgung von To-dos, Meilensteinen und Fristen (inkl. Erinnerung und Eskalation bei Bedarf)
• Strukturierte Dokumentation und Ablage von Projekten/Kommunikation (z. B. Akten, Checklisten, Statusübersichten)

Mandatsaufnahme & Erstkontakt

• Organisation der Mandatsaufnahme inkl. Erstkontakt, Erfassung von Basisdaten, Checklisten und Unterlagenanforderung
• Anlage und Pflege von Mandantenstammdaten, u. a. Mandantenanlage (nach Einarbeitung)
• Steuerung von Onboarding-Schritten bis zur vollständigen Arbeitsfähigkeit im Mandat

Vertragswesen & Rechnungswesen (im Kontext)

• Unterstützung im Vertragswesen (Vorbereitung, Versand, Nachverfolgung von Unterschriften, Ablage)
• Unterstützung bei Rechnungsprozessen (z. B. Vorbereitung, Plausibilitätschecks, Statusverfolgung, Abstimmung intern)

Qualitäts-, Beschwerde- & Servicemanagement

• Annahme, Strukturierung und Koordination von Rückfragen, Beschwerden und Qualitätsthemen
• Sicherstellung von sauberem Follow-up und transparentem Status gegenüber Mandanten und intern

Office-, System- & Prozessoptimierung

• Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Systeme, Vorlagen und Prozesse (z. B. Dokumentenmanagement, Projekt-Checklisten)
• Aufbau/Verbesserung effizienter Office- und Organisationsstrukturen im Team
• Pflege von Partner- und Netzwerkbeziehungen (Kontaktlisten, Termine, Follow-ups)

• Eine Rolle mit echtem Impact: Du machst Projekte messbar strukturierter, Teams spürbar effizienter und Mandantenprozesse professioneller
• Anspruchsvolle, abwechslungsreiche Mandate im Bereich individueller Steuergestaltung
• Kurze Entscheidungswege, direkte Zusammenarbeit mit Steuerberater*innen und Führungskräften
• Raum, Dinge aufzubauen: Vorlagen, Prozesse, Systeme – nicht nur „abarbeiten“, sondern mitgestalten
• Kollegiales Umfeld mit hoher Qualitätsorientierung

• Arbeitsweise & Mindset

  • Eigenverantwortlich: Du planst, priorisierst und bringst Aufgaben zuverlässig zu Ende – ohne dauernde Nachsteuerung
  • Prozess- und strukturstark: Du liebst klare Abläufe, saubere Dokumentation und verlässliche Standards
  • Kommunikations- und Koordinationsstark: Du kommunizierst professionell, klar und serviceorientiert – intern wie extern
  • Teamorientiert: Du entlastest aktiv und arbeitest eng mit Steuerberater*innen und Fachteams zusammen
  • Serviceorientierung: Mandantenkontakt ist für dich selbstverständlich – freundlich, verbindlich, lösungsorientiert
  • Flexibel & lernbereit: Du arbeitest dich schnell in neue Themen/Tools ein und entwickelst dich gern weiter

• Qualifikationen (von Vorteil)

  • Erfahrung in Dokumentenmanagement, Termin- und Fristenmanagement, Projekt- oder Teamkoordination
  • Sicherer Umgang mit MS Office 
  • Erfahrung im Umfeld Steuerkanzlei, Rechtsanwaltskanzlei, Beratung, Notariat oder ähnlich strukturgetriebenen Branchen ist kein Muss

Im Bereich der steuerlichen Gestaltung und Beratung begleiten wir Mandanten bei anspruchsvollen Projekten, von Strukturierungen über Gründungen bis hin zu komplexen Umsetzungsschritten. Damit unsere Steuerberater*innen und fachlichen Teams sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren können, suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation, Koordination und saubere Abläufe zuverlässig in die Hand nimmt.

Du bist Dreh- und Angelpunkt für Projektorganisation, Mandatskoordination, Kommunikation und Fristen, intern wie extern.

Sende uns bitte deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben (oder ein paar Zeilen), warum du diese Rolle machen willst und was dich auszeichnet, an: karriere@cremers-partner.de